İHRACAT TEKLİFİ HAZIRLAMA

İHRACAT TEKLİFİ HAZIRLAMA

  İhracat sürecinde yurt dışı tanıtım ardından yaşanan teklif süreci büyük önem taşımaktadır. Dış pazarda yürütülen tanıtım çalışmaları sonunda genel fikir almak üzere gelen yanıtlar yanında gibi ciddi alıcılar tarafından gönderilen talepler de ortaya çıkmaktadır. Taleplerin ne tür olursa olsun mutlaka cevaplanması gerekmektedir. Talepler potansiyel ihracat talepleri olarak değerlendirilmeli ve bu nedenle de
mümkün olan en kısa süre içinde ve profesyonelce cevaplandırılmalıdır. Taleplere verilecek olan yanıtlar talep türüne göre farklılık gösterebilmektedir. Firmalarca standart olarak toplu gönderilen talepler genel bilgi alma amacı taşımakta olduğundan bu tür mesajlara zaman kazanmak amacı ile standart yazılar gönderilebilmektedir. Ancak bu mesajlara da mutlaka detay bilgi talep edilmesi durumunda en kısa zamanda bilgi, dosya gönderilebileceği ifadesi eklenmelidir. Broşür göndermek bu aşamada seçilen yöntemlerden biridir. Ürüne gerçek ilgi olduğunu ifade eden belirgin bir talep ise üzerinde özenle çalışılması gereken bir süreç anlamına gelmektedir. Hazırlayacağımız teklif alıcı firma için cazip görünmelidir ancak gerçekleştirilemeyecek ifadeler içermesinden de kaçınmak gerekmektedir. Teklif bir satış sözleşmesine baz hazırlayacağından hareketle tüm detayları içerecek şekilde düzenlenmesinde yarar görülmektedir. Teklif hazırlarken açık ve anlaşılır bir dil ve ifadeler çok önem taşımaktadır. Aksi takdirde ileride anlaşmazlıklar ortaya çıkabilmektedir. Tekliflerin şirket antetli kağıdına hazırlanması tavsiye edilmektedir. Hazırlanan teklifte genel olarak alıcı, ürün, nakliye, fiyat ve ödeme konularında aşağıda yer alan temel bilgiler yer alabilmektedir.

1. Antetli kağıda hazırlanmış olan teklifte firmanızın iletişim bilgileri, banka
detayları yer almalıdır.
2. Alıcı firmanın açık adı adresi mutlaka belirtilmelidir.
3. Teklife konu olan ürüne ilişkin detaylar ,tanımı, GTİP no'su, ambalaj şekli, varsa markası bulunmalıdır.
4. Teklifin başında tarihin açık bir şekilde belirtilmesi gereklidir. Gün rakamla, ay yazı ile ifade edilebilir.
5. Fiyat mutlaka para birimi ile birlikte teslim şeklini ve yerini de belirtmelidir. Teslim şekli INCOTERMS 2000’e göre tanımlanmalıdır ve ör cif…. Yer adı verilerek yapılmalıdır.
6. Teklifte satış için önerilen ödeme şekli belirtilmelidir. Yurt dışındaki bir alıcıyla ilk kez iş yapılacak ise mutlaka teyitli ve dönülemez akreditif yönteminin seçilmesi önerilmektedir. Ayrıca akreditifin satıcının bankasının alıcının ülkesindeki muhabirine açılmasını talep etmesi önerilmektedir.
7. Yükleme ve teslimata ilişkin bilgiler mutlaka net bir şekilde belirtilmelidir. Ör: Akreditif açılmasının bildirilmesinden 20 gün sonra veya teklifin kabul edilmesinden 30 gün sonra gibi ifadeler kullanılabilmektedir.
8. Ürüne yönelik bir takım özellikler var ise teklifte belirtilmesinde yarar görülmektedir. Ör: Ürünün kullanılabileceği alanlar, kalite etiketleri vs.
9. Teklifin bir geçerlilik süresi bulunması gerekmektedir. Aksi takdirde piyasadaki dalgalanmalar sonucu oluşabilecek fiyat değişiklikleri nedeni ile anlaşmazlıklar ortaya çıkabilmektedir.

Yukarıda belirtilen ifadeler yanında teklif bir satış belgesi olarak ta değerlendirilmeli bu nedenle müşteriye broşür katalog gibi tanıtım materyalleri ile desteklenerek bir ön yazı ile iletilmelidir. Böyle bir yaklaşım alıcı firmaların gözünde satıcı firmanın imajını yükseltecektir.

Teklifle birlikte müşteriye gönderilecek olan yazıda teklifin geçerlilik süresi belirtilmelidir. Teklifte ödeme teslim koşulları gibi maddelerde terim kullanılması kaçınılmazdır ancak müşteriye gönderilen yazıda anlaşılır bir dil kullanmaya dikkat edilmelidir.

Teklif yazısında alıcıdan gelen talep veya yazıya tarih bilgisi ile referans verilmelidir. Alıcı firmadan gelen talep ve soruların cevaplanmış olması yanında olası bilgi ihtiyacı da ön görülmeye çalışılmalı, gerekli görülen detaylar teklifte yer almalıdır.

Uluslararası alıcılardan gelen talep mektupları muhtemelen bir çok tedarikçiye gönderilmektedir. Bu durumda da alıcı firmanın kararında verilen teklif ile sunulan ürün ve hizmetler yanında firmanın imajı da büyük önem taşımaktadır. Teklifimizi mümkün olan en kısa zamanda ve tüm detayları ile uygun fiyat bilgisi ile sunmaya çalışmak gerekmektedir.

Teklif sürecinde alıcı firmadan herhangi bir yanıt alınmaması durumunda ise takip etmekte yarar vardır. B müşteri ile iş yapılması mümkün olmasa da firmadan alacağımız geri bildirim en azından bundan sonraki tekliflerde ışık tutacaktır.

İhracat sürecinde karşılaşılan konular ve sorunlarla ilgili olarak örnek olaylar incelenmesinde yarar görülmektedir. Konuyla ilgili bilgi alınabilecek olan kaynaklar aşağıda yer almaktadır.

http://www.export911.com

Bu adreste dış ticaret terimleri, dış ticaret evrakları ve vaka incelemeleri yer almaktadır. Karşılaşılabilecek sorunlar ile ilgili bilgi alınabilir

http://www.iccwbo.org/

Teslim şekillerinin teklif ve sözleşmelerde belirtilmesi aşamasında Milletlerarası
Ticaret Odası tarafından yayınlanan Incoterms 2000’in incelenmesinde yarar
görülmektedir.


Etiketler: ihracat eğitimi, ihracat kursu, ihracat prosedürleri, ihracat ithalat eğitimi